Huishoudelijk reglement

 

Huishoudelijk reglement van de Vereniging van Organisaties van Gepensioneerden bij PME.

Vastgesteld in de Algemene ledenvergadering op 08 maart 2012.

1.0. Begrippenomschrijving In dit reglement wordt verstaan onder:
• de vereniging: Vereniging van organisaties van Gepensioneerden bij PME , VOG-PME, gevestigd te Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Midden Nederland onder nummer 54165733;
• de Statuten: de statuten van de vereniging, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 16 december 2011 bij notaris mr. Johannes Hagen te Vleuten;
• het Bestuur: het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel 10 van de Statuten;
• projecten: specifieke activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de vereniging.

2.0. Beleid Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:
• Dit beleidsplan wordt naar behoefte geactualiseerd, bijvoorbeeld i.v.m. een jaarvergadering;
• Elke nieuwe versie van het beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de bestuursvergadering is goedgekeurd;
• Het beleidsplan kan mede omvatten een (jaar)begroting.

3.0. Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
3.1. Het Bestuur:
• Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging;
• Elk bestuurslid kan individueel beslissen over uitgaven anders dan reiskosten, tot 100 euro per geval en rapporteert deze uitgaven per omgaande aan de penningmeester;
• Handelt binnen de gestelde kaders, de begroting en de eventuele projectbegrotingen;
• Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
• Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid aftredend en niet herbenoembaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door de lidvereniging van het aftredende bestuurslid worden voorgedragen;
• Nieuwe bestuursleden worden voorgedragen door de lidverenigingen en benoemd door de algemene vergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
• Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het Bestuur;
• Een bestuurslid kan geroyeerd worden als hij/zij niet handelt volgens de doelstellingen van de vereniging of door onbehoorlijk bestuur schade voor de vereniging heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen moeten aftreden op de eerstvolgende bestuursvergadering. Zo niet volgt schorsing. In een dergelijke situatie kan een lidvereniging worden getroffen en deze vereniging moet dan worden betrokken bij de afhandeling.
3.2. De voorzitter:
• Heeft de algemene leiding van de vereniging;
• Overlegt met officiële instanties;
• Geeft leiding aan het Bestuur;
• Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
• Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
• Leidt alle overige bijeenkomsten tenzij hiervoor met zijn instemming, een andere leider is aangezocht;
• Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
• Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en actualiseert dit in samenspraak met het Bestuur, voorafgaand aan de jaarvergadering;
• Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
3.3. De 2e voorzitter vervangt de voorzitter.
3.4. De penningmeester:
• Voert de financiële administratie;
• Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
• Stelt financiële overzichten op;
• Stelt het financiële gedeelte van het jaarverslag op;
• Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
• Begroot inkomsten en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
• Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro;
• Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van eventuele projectbudgetten of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
• Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
• Onderhoudt contacten i.v.m. de financiële administratie.
3.5. De secretaris:
• Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
  o De datum en plaats van de vergadering;
  o De aanwezige en afwezige bestuursleden;
  o De genomen besluiten;
  o De gemaakte afspraken;
• Maakt indien de vereniging over een website beschikt, een samenvatting van de vergaderverslagen voor deze site;
• Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
• Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
• Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie. E-mail is gelijkwaardig aan bezorgde post;
• Archiveert alle relevante documenten.

4.0. De lidorganisaties, de leden van de vereniging:
• Een vereniging van gepensioneerden kan lid van de VOG PME worden indien is voldaan aan de volgende voorwaarden:
  o Het aantal leden van die vereniging is meer dan 250;
  o Indien het aantal leden van een vereniging van gepensioneerden meer is dan 100 maar minder dan 250, kan deze vereniging kandidaat-lid worden. Het kandidaat-lidmaatschap houdt in dat de vereniging op het stemrecht na, dezelfde rechten en plichten heeft als elke andere aangesloten vereniging. Het kandidaat-lidmaatschap kan maximaal 2 jaar duren. De contributie gedurende het kandidaat-lidmaatschap bedraagt 0 euro per lid;
 o De statuten van die vereniging zijn niet strijdig met die van VOG PME. Indien een eenmaal aangesloten vereniging de statuten gedurende het lidmaatschap zodanig wijzigt dat er, ter beoordeling van het Bestuur van de VOG-PME, wel sprake is van strijdigheid, treedt per direct schorsing in van het lidmaatschap van die vereniging.
• Indien een aangesloten vereniging of een lid van deze vereniging in strijd handelt met de statuten, de reglementen, de doelstelling of de besluiten, dit ter beoordeling van het Bestuur van de VOG-PME, is opzegging van het lidmaatschap van de aangesloten vereniging mogelijk, zoals vermeld in artikel 9 van de statuten;
• De eenmalige vergoeding, verschuldigd bij het lid worden van die vereniging van de VOG PME, bedraagt 1 euro per lid;
• De jaarlijkse bijdrage wordt vastgesteld in de Algemene Vergadering op voorstel van het Bestuur;
• De jaarlijkse bijdrage dient binnen 1 maand na vaststelling van de hoogte van de bijdrage en ontvangst van de factuur, door de lidorganisatie te zijn voldaan;
• Het Bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap namens de vereniging op te zeggen indien na herhaalde schriftelijke aanmaningen niet aan de verplichtingen wordt voldaan, terwijl de vordering blijft bestaan;
• Terugbetaling van aan de VOG-PME betaalde eenmalige of jaarlijkse vergoeding vindt nimmer plaats.

5.0. Vergaderingen
5.1. Frequentie
• Het Bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar en indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken;
• Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden;
• Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen;
• Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur, een algemene vergadering niet meer dan 3 uur., tenzij de vergadering beslist tot verlenging;
5.2. Notulen
• Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat binnen 14 werkdagen na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden;
• Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld;
• Vastgestelde notulen worden, meer of minder beknopt samengevat, op de website gepubliceerd indien deze beschikbaar is.
5.3. Inbreng tijdens de vergadering
• Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
• Elk bestuurslid kan, indien hij of zij daar aanleiding voor ziet, voorstellen een andere persoon als gast toe te laten tot de vergadering. Het Bestuur besluit hierover met enkelvoudige meerderheid van stemmen;
• Iedere bestuurder kan zich in het Bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

6.0. Declaraties • De reiskosten worden gedeclareerd bij de ‘eigen’ Vereniging van gepensioneerden, uiteraard volgens de regels van die Vereniging; • Kosten gemaakt in opdracht van de VOG PME anders dan reiskosten, worden gedeclareerd bij de VOG-PME;
• Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijze voor hun inspanningen of tijdsbesteding te laten compenseren.

7.0. Slotbepalingen
• Gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorzien kunnen besproken worden tijdens de bestuursvergaderingen en besluiten hierover worden met enkelvoudige meerderheid van stemmen genomen. Indien de kwestie het afwachten van de bestuursvergadering niet verdraagt neemt de voorzitter samen met een ander bestuurslid een besluit en wordt die kwestie besproken tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering;
• Wijzigingen in het Huishoudelijk reglement worden vastgesteld door de algemene ledenvergadering met meerderheid van stemmen. Voorstellen tot wijzigingen gaan uit van het Bestuur of van een lidvereniging;
• Alle bij de vereniging betrokken geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit Huishoudelijk reglement als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden niet ter beschikking gesteld.